Isännöitsijätoimisto Pohjola Oy on Hämeenlinnan seudulla toimiva isännöitsijätoimisto, joka tarjoaa vastuullista ja kauaskantoista isännöintipalvelua. Yritys on aktiivisesti hyödyntänyt digitaalisia palveluita ja halusi tehostaa toimintaansa automatisoinnin avulla.
Merkittävä määrä toistuvia ja tarkkuutta vaativia tehtäviä sitoi henkilöstön aikaa ja altisti virheille. Manuaaliset prosessit sisälsivät taloyhtiö- ja osapuolirekisterien ylläpidon, viestinnän hallinnan, kokouslistojen päivittämisen sekä sähköisten allekirjoitusten käsittelyn.
Softarobotit tarjosi kustannustehokkaan ja nopean ratkaisun prosessien automatisointiin. Toteutus kattoi kartoituksen, integraatiot ja robottien käyttöönoton, mikä vakuutti Pohjolan tavoitteiden saavuttamisesta.
Ylläpitää ajantasaista taloyhtiörekisteriä SharePointissa: kirjautuu Asumisinfoon, hakee taloyhtiötiedot, tyhjentää vanhat tiedot ja lisää uudet. Hyödyt: ajantasaisuus, vähemmän manuaalityötä ja pienempi virheriski.
Päivittää osapuolirekisterin SharePointissa hakemalla Asumisinfosta osakastiedot ja pitäen tiedot ajantasaisina. Robotti ajetaan ajastetusti arkipäivisin. Hyödyt: parempi tiedonhallinta ja tarkkuus.
Kun taloyhtiön tila muuttuu SharePointissa, robotti hakee tarvittavat tiedot, kirjautuu Asumisinfoon ja lähettää yhtiökokouskutsut liitteineen. Lisäksi robotti päivittää tilan SharePointissa. Hyödyt: oikea-aikaiset lähetykset ja säästetty työaika.
Robotti lähettää asiakirjat Scrive-palveluun allekirjoitettaviksi ja päivittää onnistuneen ajon jälkeen tilan SharePointissa. Hyödyt: nopeampi allekirjoitusprosessi ja vähemmän manuaalista työtä.
Siirtää Scrivestä saapuvat allekirjoitetut dokumentit oikeisiin kansioihin Google Driveen ja SharePointiin varmistamalla tiedostonimen muodon ja arkistoinnin oikeellisuuden. Hyödyt: automaattinen arkistointi ja parempi dokumentinhallinta.
Automaatio toi merkittävää ajansäästöä, paransi tarkkuutta, tehosti tiedonhallintaa ja paransi viestintää. Henkilöstö voi keskittyä asiakaspalveluun ja kehitykseen.