Duolog Oy, vuonna 2006 perustettu suomalainen yritys, on kuljetus- ja logistiikka-alan henkilöstöpalveluiden edelläkävijä. He ovat erikoistuneet rekrytoimaan ja työllistämään ammattilaisia logistiikan, kiinteistöhuollon ja tuotannon tehtäviin valtakunnallisesti. Yli 350 työntekijällään Duolog panostaa jatkuvasti toimintansa tehokkuuteen.
Ennen yhteistyötä laskutusprosessi oli pitkälti manuaalinen: raporttien muodostus toiminnanohjausjärjestelmästä, Excelien muokkaus ja makrojen ajo sekä PDF-tallennus. Prosessi sisälsi useita vaiheita ja vei jopa useita päiviä palkkajakson aikana, altistaen inhimillisille virheille.
Nopeus ja kustannustehokkuus tekivät ohjelmistorobotiikasta sopivan ratkaisun. Duolog valitsi Softarobotit automatisoimaan laskutusvaiheen, hyödyntäen Power Automate Premium -lisenssiä ja osaamistamme digitaalisissa prosesseissa.
Toteutimme automaation, joka hakee laskutusrivit, muotoilee ne ja tallentaa PDF-muotoon. Robotti käynnistyy Microsoft Forms -lomakkeesta, kirjautuu toiminnanohjausjärjestelmään, muodostaa Excel-raportin, suorittaa tarvittavat Excel-muutokset ja ajaa makrot. Lopuksi tiedostot tallennetaan PDF:iksi ja yhteenveto lähetetään sähköpostitse.
Automaatio on valvomaton työkulku, joka käyttää selainta, tiedostonhallintaa ja Excel-työkaluja. Prosessin rakentaminen kesti arviolta 1–2 henkilötyöpäivää (23 tuntia). Robotti tarkistaa myös nollatuntihinnat ja raportoi poikkeamat.
Merkittävä ajansäästö, vähemmän inhimillisiä virheitä, parempi skaalautuvuus ja mielekkäämpi työ. Duolog voi nyt keskittää henkilöstön osaamista enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.
Seuraavaksi tavoitteena on laajentaa automaatiota "Laskutus loppuun" -vaiheeseen ja tunnistaa lisää automaatiokohteita kuten hinnan poikkeustapaukset ja laskujärjestelmän laskujen luonnin sekä ylläpitopalvelut tuntihinnalla.